Smarte Verwaltung: vom Klemmbrett zum Tablet

Vorgeschichte: Bereits während der Pandemie im Dezember 2020 arbeiteten das Rostocker SmileCity Team, die Zoodon Projects GmbH und die Hochschule Wismar an einer Problemstellung aus dem operativen Betrieb eines Corona-Abstrichzentrums zusammen. Prof. Dr. Matthias Wißotzki (Hochschule Wismar) und Erik Hennig (Zoodon Projects GmbH) entwickelten in Kooperation mit verschiedenen Innovationszentren im Land (InnovationPort Wismar, Makerport Stralsund) ehrenamtlich einen Webservice und ein kontaktloses Druckerterminal zur Unterstützung des kommunalen Abstrichzentrums in Rostock Schmarl. Über tausend Anamnesebögen konnten mit der Lösung während der Laufzeit digital erfasst und weiterverarbeitet werden. Das Projekt zeigte, wie personelle Engpässe mit technischer Hilfe zentrale Überlastung Einzelner auf eine dezentrale breitere Masse an Endnutzern verteilt werden können.

Aktuellen Situation: Kurz nach Kriegsbeginn in der Ukraine begannen sich die Flüchtlingsströme in Bewegung zu setzen, welche nun auch die Hansestadt Rostock erreichen. In diesem Zusammenhang wurden verschiedene Notunterkünfte über die Stadt verteilt aufgebaut (u.a. in der HanseMesse, Lagenort und Elbotel), welche den Geflüchteten eine erste Herberge bieten sollen. Mit dem Betrieb dieser Unterkünfte kamen auch operative Herausforderungen einher wie z.B. geschlechter- und altersspezifische Zusammensetzung, Coronatest-Status sowie weitere zu berücksichtigende gesundheitliche Faktoren der geflüchteten Personen. Auch die Erfassung aktueller Kapazitätsberechnungen und ein tagesaktuelles Berichtswesen für die Rostocker- bzw. Landesverwaltung stellten zentrale Herausforderungen dar. Für die Erfassung der Daten wurden bisher analoge Fragebögen auf Klemmbrettern verwendet, welche nach der Befüllung manuell in eine Exceldatei überragen werden mussten, um die notwendigen Berechnungen und Reports abbilden zu können. Dieser Prozess war nicht nur sehr aufwendig, sondern auch sehr fehleranfällig und wenig skalierbar.

Vor diesem Hintergrund organisierte sich das bereits bewährte Team aus 2020 wieder zusammen. Der Gegenstand des neuen Projekts ist die Konzeption und Entwicklung eines Webservices, welcher digital, kontaktlos und standortabhängig die Befüllung eines Erstregistrierungsbogens sowie ein Personenzugangs- und Stammdatenmanagement bereitstellen kann. Die Erfassung erfolgt komplett papierlos und kann sowohl von den ankommenden geflüchteten Personen sowie von den Helfern vor Ort einfach mit dem Smartphone oder Tablet durchgeführt werden - benötigte mobile Endgeräte wurden kurzfristig von der Centogene AG und der Hansestadt Rostock bereitgestellt.

Ergebnis: Die ankommenden Personen durchlaufen bereits im Bus oder spätestens im Eingangsbereich der Unterkünfte einen Registrierungsprozess - dazu steht ihnen ein mehrsprachiger Fragebogen (ukrainisch, russisch, englisch, deutsch) zur Verfügung, welcher einfach via QR-Code online abgerufen werden kann. Nach der Erstregistrierung erhalten die Personen eine digitale Unterkunftskarte in Form eines QR-Codes, welcher dem medizinischen Personal des DRKs die personenspezifische Zuordnung des  unmittelbar darauffolgenden Coronatests ermöglicht sowie die Unterkunftsmitarbeiter beim Versorgungs- und Zugangsmanagement unterstützt. Aus den erfassten Daten können verwaltungsnotwendige tagesaktuelle Reports generiert werden, welche u.a. für die Abrechnung der jeweiligen Notunterkünfte wichtig sind. Das Projekt ist ein weiteres gutes Beispiel dafür, wie kleinere Verwaltungsabläufe technisch beschleunigt und  sowohl die Verwaltungsmitarbeiter als auch freiwilligen Helfer vor Ort entlastet werden können.

Dank gilt dem Team rund um Thomas Rux (Projektleiter Fast Lane Smile City), Erik Hennig (Zoodon Projects GmbH), Volkmar Weckesser (CIO Centogene AG) und allen (freiwilligen) Helfern vor Ort.

Text: Prof. Dr. Matthias Wißotzki

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